You're using an older version of Internet Explorer that is no longer supported. Please update your browser.
Scotiabank

Regional Trust Officer Remote

Location
Vancouver, BC
Details
Full Time
6 days ago
Requisition ID: 162268

Join a purpose driven winning team, committed to results, in an inclusive and high-performing culture.
The Regional Trust Officer's primary responsibility is to lead the client relationship and administration activities for estate and trust settlement.
Core Individual Responsibilities:
Estate Administration:
• Proactively manage relationships with family members and others during settlement of deceased clients' estates
• Arranges to meet with beneficiaries/co-executors/co-liquidators for initial client meeting to obtain key documentation required to commence with estate settlement
• Completes an initial assessment of requirements for safeguarding and appraisals for real estate, household items and personal effects
• Liaises and consults with Senior Trust Officer (STO - Home Office)) during the estate and trust administration with assistance and support of Regional Trust Administrator, Senior Trust Administrator, Tax Officer and Estate & Trust Advisor
• Prepares initial estate documentation and related forms ensuring thoroughness, accuracy and consistency to be forwarded to Central Administration (Home Office) to commence with administration activities
• Follows relevant provincial legislation and MD policy during estate settlement process.
• Proactively communicates frequently with co-executor and beneficiaries with status updates (letter, phone or e-mail)
• Identifies matters requiring the exercise of executor/trustee discretion, and participates in the discretionary decision process by gathering relevant client information, making recommendations to Discretionary Committee, as required
• Participates in collaborative tax planning and execution of strategy with Senior Trust Officer and Tax Officer to minimise income tax owing by estate, beneficiaries or deceased
• Follows up as necessary to obtain documentation, personal information, statutory declarations, distribution instructions, tax information, releases, approvals, to ensure administration is on plan
• This role requires the administration of estates in all Canadian provinces, in the event of volumes and vacancies in other provinces
• Travel may be required when work in other provinces cannot be done virtually, or through others
Testamentary Trusts and Powers of Attorney:
• Prepares trust documentation and related forms ensuring thoroughness, accuracy and consistency to be forwarded to Central Administration (Home Office)
• Conduct periodic reviews with clients
• Review and approve invoices and funding requests from beneficiaries
• Prepares documentation and participates in discretionary decisions
• Proactively manage relationships with clients
• General: Network and promote MDPT services to MDPS and beneficiaries to identify new business opportunities for MDPT
• Frequent travel within territory
• Participate in in-house seminars
• Takes efficient and timely actions in an effort to meet/exceed MDPT's client service commitments.
• Communicates regularly with MDPT Team Members both informally and formally, to ensure efficient and timely flow of information to all interested parties; conveys technical material in a manner that is understandable, verbally and in writing
• Maintain appropriate client records on information systems
• Act as backup to the Estate and Trust Advisor on technical matters, as required
• Understand how the Bank's risk appetite and risk culture should be considered in day-to-day activities and decisions.
• Actively pursues effective and efficient operations of his/her respective areas in accordance with Scotiabank's Values, its Code of Conduct and the Global Sales Principles, while ensuring the adequacy, adherence to and effectiveness of day-to-day business controls to meet obligations with respect to operational, compliance, AML/ATF/sanctions and conduct risk.
• Champions a high performance environment and contributes to an inclusive work environment.
• This role requires the administration of trusts and Powers of Attorney accounts in all Canadian provinces, in the event of volumes and vacancies in other provinces
• Travel may be required when work in other provinces cannot be done virtually, or through others
Projects and Initiatives
• Contributes their expertise to the planning, execution and oversight of projects and initiatives such as process improvement and documentation, or adapting to legislative, regulatory or system changes
Education & Experience:
• University Degree or Equivalent
• Accreditation (MTI-Personal Trust) from CSI Global Education Inc., or equivalent
• Knowledge of relevant legislation, taxes and government filing requirements regarding estates and trusts
• Strong knowledge of PC applications, including Excel and MS Word
• Five to ten years' experience in estate and trust administration
• Strong client relationship management experience
• Detailed knowledge of trust systems and reporting
Competency Requirements:
• Stewardship of the client experience.
• Strong organizational skills and a high level of attention to detail.
• Outstanding interpersonal skills - able to deal with sensitive and difficult client situations in a gracious and professional manner
• Excellent communication skills.
• Flexible and adaptable.
• Self-motivated, resourceful and takes initiative.
• Ability to work cohesively with peers and service partners
• Ability to guide and mentor others in estate and trust settlement process

La responsabilité principale de l'agente régionale ou de l'agent régional des services fiduciaires consiste à gérer les relations avec la clientèle et à mener les tâches administratives liées aux dossiers de liquidation de successions et de fiducies.
Principales responsabilités individuelles
Administration des successions
• Prendre les devants dans la gestion des relations avec la famille et les autres intervenants pendant la liquidation de la succession d'une personne décédée.
• Tenir la rencontre initiale avec les bénéficiaires et les co-exécuteurs ou coliquidateurs afin d'obtenir les documents essentiels à la liquidation de la succession.
• Procéder à une évaluation initiale des mesures à prendre pour préserver et faire évaluer les biens immobiliers, les articles ménagers et les effets personnels de la personne défunte.
• Collaborer avec la conseillère principale ou le conseiller principal de la fiducie (CPF - siège social) pendant la période d'administration de la succession et de la fiducie avec l'aide et le soutien de l'administratrice régionale ou de l'administrateur régional de la fiducie, de l'administratrice principale ou de l'administrateur principal de la fiducie, de l'agente ou de l'agent des services fiscaux et de la conseillère ou du conseiller en successions et fiducies.
• Préparer les documents initiaux de la succession et les formulaires connexes, et notamment vérifier leur exhaustivité, leur exactitude et leur conformité avant de les acheminer à l'administration centrale (siège social) afin que puisse commencer le processus administratif.
• Voir au respect des lois provinciales applicables pertinentes et des politiques de MD tout au long du processus de liquidation de la succession.
• Communiquer fréquemment et de manière proactive avec les co-exécuteurs ou coliquidateurs et les bénéficiaires pour faire le point sur le dossier (par lettre, téléphone ou courriel).
• Répertorier les questions qui exigent l'intervention de l'exécutrice ou de l'exécuteur testamentaire, ou de la liquidatrice ou du liquidateur, et participer au processus décisionnel en recueillant l'information pertinente sur les clients et en formulant des recommandations au comité discrétionnaire, au besoin.
• Participer à la planification fiscale et à l'exécution de la stratégie avec la conseillère principale ou le conseiller principal de la fiducie et l'agente ou l'agent des services fiscaux pour réduire au strict minimum les impôts exigibles de la succession, des bénéficiaires ou de la personne défunte.
• Assurer le suivi nécessaire à l'obtention des documents, des renseignements personnels, des déclarations obligatoires, des directives sur la distribution, des renseignements fiscaux, des consentements et des approbations pour s'assurer que l'administration procède conformément au plan établi.
• Ce rôle peut comprendre l'administration de successions dans n'importe quelle province canadienne, en cas de volumes élevés ou de postes vacants.
• La ou le titulaire peut être appelé à se déplacer quand le travail dans une autre province ne peut se faire virtuellement ou par l'entremise d'un représentant autorisé.
Fiducies testamentaires et procurations ou mandats de protection
• Préparer les documents de fiducie et les formulaires connexes en vérifiant leur exhaustivité, leur exactitude et leur conformité, et les acheminer à l'administration centrale (siège social).
• Procéder à des examens périodiques avec les clients.
• Vérifier et approuver les factures et les demandes de fonds des bénéficiaires.
• Préparer les documents et participer aux décisions discrétionnaires.
• Entretenir activement les relations avec les clients.
• Généralités : Se constituer un réseau et promouvoir les services de la SFPMD auprès de Gestion financière MD et des bénéficiaires pour trouver de nouvelles possibilités d'affaires pour la SFPMD.
• Effectuer de fréquents déplacements dans la région.
• Participer à des séminaires internes.
• Prendre au moment opportun des mesures efficaces pour respecter ou dépasser les principes de service à la clientèle de la SFPMD.
• Communiquer régulièrement, de manière informelle ou formelle, avec les membres de l'équipe de la SFPMD afin d'assurer une circulation efficace et opportune de l'information entre toutes les parties intéressées; communiquer les renseignements techniques d'une manière compréhensible, que ce soit verbalement ou par écrit.
• Tenir à jour les dossiers des clients dans les systèmes de traitement de l'information.
• Servir de ressource à la conseillère ou au conseiller en successions et fiducies pour les questions techniques, au besoin.
• Comprendre la culture du risque et la propension au risque de la Banque Scotia et en tenir compte dans les activités et les décisions quotidiennes.
• Viser activement l'efficacité et l'efficience dans son domaine, conformément aux valeurs de la Banque Scotia, à son code d'éthique et à ses principes directeurs en matière de vente, tout en s'assurant de la convenance, du respect et de l'efficacité des contrôles d'activités quotidiennes dans le but de respecter les obligations de l'entreprise en matière de risque opérationnel et de risque lié à la conformité, à la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement d'activités terroristes, et à l'éthique.
• Promouvoir un environnement de travail productif et inclusif.
• Ce rôle peut comprendre l'administration de fiducies et de procurations ou mandats de protection dans n'importe quelle province canadienne, en cas de volumes élevés ou de postes vacants.
• La ou le titulaire peut être appelé à se déplacer quand le travail dans une autre province ne peut se faire virtuellement ou par l'entremise d'un représentant autorisé.
Projet et initiatives
• Appliquer son expertise à la planification, l'exécution et la supervision de projets et d'initiatives, notamment pour l'amélioration et la consignation des processus ou l'adaptation aux changements législatifs, réglementaires ou systémiques.
Formation et expérience
• Diplôme universitaire ou l'équivalent
• Agrément (MTI - professionnelle ou professionnel des fiducies et des successions) de CSI Global Education Inc. ou l'équivalent
• Connaissance des lois, exigences fiscales et obligations gouvernementales de déclaration relatives aux successions et aux fiducies
• Excellente connaissance des applications de bureautique, notamment d'Excel et de MS Word
• Cinq à dix années d'expérience en administration de successions et de fiducies
• Solide expérience en gestion des relations avec la clientèle
• Connaissance approfondie des systèmes fiduciaires et des déclarations
Compétences requises
• Compétences en gestion de l'expérience client
• Excellent sens de l'organisation et grand souci du détail
• Entregent exceptionnel - capacité à traiter des situations délicates et difficiles pour les clients avec sensibilité et professionnalisme
• Excellentes aptitudes à la communication
• Souplesse et capacité d'adaptation
• Capacité d'automotivation, débrouillardise et sens de l'initiative
• Capacité de travailler en cohésion avec ses pairs et ses partenaires
• Capacité de guider et d'encadrer les autres dans la liquidation de successions et de fiducies

Location(s): Canada : British Columbia : Vancouver || Canada : Nova Scotia : Halifax || Canada : Ontario : Ottawa || Canada : Ontario : Toronto || Canada : Quebec : Montreal
Scotiabank is a leading bank in the Americas. Guided by our purpose: "for every future", we help our customers, their families and their communities achieve success through a broad range of advice, products and services, including personal and commercial banking, wealth management and private banking, corporate and investment banking, and capital markets.
At Scotiabank, we value the unique skills and experiences each individual brings to the Bank, and are committed to creating and maintaining an inclusive and accessible environment for everyone. If you require accommodation (including, but not limited to, an accessible interview site, alternate format documents, ASL Interpreter, or Assistive Technology) during the recruitment and selection process, please let our Recruitment team know. If you require technical assistance, please click here . Candidates must apply directly online to be considered for this role. We thank all applicants for their interest in a career at Scotiabank; however, only those candidates who are selected for an interview will be contacted.

Job Segment: Real Estate, Compliance, Investment Banking, Relationship Manager, Banking, Sales, Legal, Finance, Customer Service
Category
Banking, Finance and Insurance Real Estate